Mit Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2014/55/EU, des darauf basierenden E-Rechnungs-Gesetzes sowie der E-Rechnungsverordnung (ERechV) sind alle obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane seit dem 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen im Standard XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten.
Für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung ist die Annahme und Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen seit dem 27. November 2019 verbindlich. Ab dem 27. November 2020 sind gemäß § 11 Absatz 3 der ERechV alle Rechnungssteller zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet, sofern nicht Ausnahmen greifen.
Anlage 2 - Funktionsbeschreibung: Die Anlage 2 steht in den HKRweb-Dokumentationen und im HKR-Doku-Wiki zur Verfügung.
Eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung im Standard XRechnung. Die rechnungsbegründenden Unterlagen können in bestimmtem Maße direkt in die Rechnung eingebettet werden.
Der Standard XRechnung wurde im Rahmen eines Steuerungsprojektes der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) als Umsetzung der Europäischen Norm EN 16931 für Rechnungen an die deutsche Verwaltung erarbeitet.
Die Übermittlung elektronischer Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung erfolgt über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Zur Nutzung der ZRE ist eine Anmeldung und einmalige Freischaltung des jeweiligen Rechnungssenders erforderlich. Hierzu wird für den Rechnungssender ein Nutzerkonto eingerichtet, mit dem er sich an der ZRE authentifizieren und für die gewünschten Übertragungskanäle freischalten kann. Weberfassung, Upload, E-Mail/DE-Mail und Webservice stehen zur Rechnungseinreichung zur Verfügung.
Nach der Übermittlung einer elektronischen Rechnung wird diese durch die ZRE auf Konformität mit dem Standard XRechnung, ggf. Viren und Spam geprüft. Zusätzlich wird die Einhaltung der Größen- und Mengenbeschränkung für eventuell vorhandene rechnungsbegleitende Anlagen kontrolliert. Ist die Rechnungsprüfung erfolgreich, wird die Rechnung der rechnungsempfangenden Behörde zur Verfügung gestellt. Die Weiterleitung erfolgt anhand der Leitweg-ID als Identifikationsmerkmal.
Eine Handreichung für Rechnungsersteller und –sender finden Sie weiter unten bei den Fachlichen Informationen.
Weitergehende Informationen zum Thema eRechnung und ZRE können Sie der nachfolgenden Tabelle entnehmen:
Stand: Juni 2023
| Zentrale Rechnungsein-gangsplattform des Bundes (ZRE) | Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) dient Rechnungsempfängern der unmittelbaren Bundesverwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen. Die OZG-RE dient Rechnungsempfängern der mittelbaren Bundesverwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen. Empfangene elektronische Rechnungen werden jeweils automatisiert geprüft und in ein einheitliches Rechnungsformat überführt. Anschließend werden die elektronischen Rechnungen den öffentlichen Adressaten über eine Standardschnittstelle bereitgestellt. Die Übermittlung elektronischer Rechnungen kann über folgende Übertragungskanäle erfolgen:
Um die ZRE als Rechnungssender nutzen zu können, ist die Registrierung des Rechnungssenders anhand eines Nutzerkontos erforderlich. Die Einrichtung des Nutzerkontos kann unter folgendem Link durchgeführt werden: https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do. Nach der Einrichtung des Nutzerkontos sowie der Authentifizierung an diesem Konto kann die ZRE zur Übermittlung der elektronischen Rechnungen vollumfänglich genutzt werden. Informationen zu den Nutzungsbedingungen der ZRE können unter folgendem Link aufgerufen werden: https://xrechnung.bund.de/prod/er_files/nutzungsbedingungen_de.jsp |
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| Support-Kontakt | Sie erreichen den telefonischen Support von Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr unter Telefon: +49 30 2598 4436. Bei Fragen zur OZG-RE nutzen Sie bitte auch folgende Mail-Adresse: sendersupport-xrechnung@bdr.de. Für individuelle Fragen (Leitweg-ID, Teilnahme an der ZRE, OZG-RE o. ä.) wenden sich Lieferanten und Dienstleister bitte an ihren Auftraggeber. |
| E-Rechnung | Gemäß E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben. Zusätzlich sind darüber hinausgehende Konkretisierung der Vorgaben durch den Bund bzw. die Länder zu beachten. Bloße Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen den Anforderungen nicht. |
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| EU-Richtlinie 2014/55/EU | Die Europäische Union (EU) hat mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16. April 2014 wesentliche Vorgaben zur Umsetzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) erlassen. Die Mitgliedstaaten der EU sind dazu verpflichtet, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Der Bund hat dies mit einem E-Rechnungsgesetz sowie einer E‑Rechnungsverordnung für Bundeseinrichtungen getan. Oberste Bundesbehörden sowie Verfassungsorgane des Bundes sind demnach verpflichtet, E-Rechnungen ab dem 27. November 2018 zu empfangen und zu verarbeiten. Alle anderen Bundeseinrichtungen haben eine um ein Jahr verlängerte Umsetzungsfrist zum 27. November 2019. Für Landeseinrichtungen sowie kommunale Einrichtungen sind die rechtlichen Umsetzungen der jeweiligen Bundesländer maßgeblich, späteste Umsetzungsfrist ist der 18. April 2020 nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Link zum Originaltext: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014L0055 |
| EN-16931 | Die Europäische Kommission hat die zuständige Normungsorganisation das europäische Komitee für Normung (CEN) im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU beauftragt, eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung zu erarbeiten. Die erarbeitete Norm EN-16931 umfasst entsprechend dem Normungsauftrag ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung sowie eine Liste von zulässigen Syntaxen. Die Vorgaben der Norm EN-16931 sind für die Erstellung von elektronischen Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber adressiert sind, verpflichtend. Öffentliche Auftraggeber müssen alle darin benannten Syntaxen entgegennehmen und verarbeiten können. Des Weiteren muss eine elektronische Rechnung einem semantischen Datenmodell im Sinne der Norm EN-16931 entsprechen. |
| E-Rechnungsgesetz Bund | Das E-Rechnungsgesetz Bund vom 4. April 2017 bildet durch die Änderung des E-Government-Gesetzes die Basis für die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU auf Bundesebene. |
| E-Rechnungs-verordnung Bund | Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes vom 6. September 2017 beinhaltet die Vorgaben zur Umsetzung der elektronischen Rechnung auf Bundesebene. |
| Pflicht zur Umsetzung der elektronischen Rechnung | Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers der Bundesverwaltung sind ab dem gesetzten Termin verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch und unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes einzureichen. Einrichtungen öffentlicher Verwaltungen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen unter der Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes empfangen und verarbeiten zu können. Von der Verpflichtung ausgenommen sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, die einem sicherheitsrelevanten Auftrag zugeordnet werden, die Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes betreffen oder einem Direktauftrag mit einer Bagatellgrenze von 1.000 Euro entsprechen. |
| Umsetzungsfristen | Nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes sind Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers seit dem 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnung elektronisch einzureichen. Die Pflicht für den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen für Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung war zu folgenden Fristen und Ebenen der öffentlichen Verwaltung umzusetzen:
spätestens bis zum 18. April 2020 für Länder und Kommunen (in Abhängigkeit des jeweiligen Landesrechts) |
| Standard XRechnung | XRechnung ist ein Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Als sogenannte Kernrechnungsanwendungsspezifikation (= Core Invoice Usage Specification (CIUS)) stellt XRechnung die nationale Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung für Deutschland dar. Der Standard XRechnung wurde am 30. November 2017 in der Version 1.1 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Gemäß einem Beschluss des IT-Planungsrates vom 22. Juni 2017 ist XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. XRechnung zeichnet sich dadurch aus, dass dadurch die erforderlichen Rechnungsinhalte maschinenlesbar abgebildet und eindeutig beschrieben werden. Darüber hinaus lassen sich mit Geschäftsregeln logische Abhängigkeiten spezifizieren. Link zu weiterführenden Informationen: https://xeinkauf.de/xrechnung/ |
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| Zentrale öffentliche Auftraggeber | Dies sind Oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes. Für sie gilt die Umsetzungsfrist 27. November 2018. |
| Subzentrale öffentliche Auftraggeber | Subzentrale öffentliche Auftraggeber sind alle öffentlichen Auftraggeber, die nicht zu den Obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen des Bundes gehören.
Umsetzungsfrist 27. November 2019 |
| Sonstige öffentliche Auf-traggeber | Unter den sonstigen öffentlichen Auftraggeber fallen die öffentlichen Verwaltungseinrichtungen von Ländern und Kommunen. |
| Zulässige Standards der Rechnungsdaten der ZRE | Rechnungen, die dem Standard XRechnung und der ERechV des Bundes entsprechen, werden angenommen. Andere Rechnungsformate, die der europäischen Norm EN-16931 und der ERechV des Bundes entsprechen, können nach Prüfung durch das InformationsTechnikZentrum Bund ggf. ebenfalls angenommen werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Nutzungsbedingungen der ZRE auf https://xrechnung.bund.de/prod/er_files/nutzungsbedingungen_de.jsp. |
| Leitweg-ID | Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) dient der eindeutigen Adressierung von elektronischen Rechnungen an Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung oder sonstiger Institutionen, die unter den Regelungsbereich der E-Rechnungsverordnung des Bundes fallen und somit über die OZG-RE, die ZRE oder einer individuellen Lösung erreichbar sind. Für Lieferanten des Bundes sowie einiger Länder ist die Angabe einer Leitweg-ID in elektronischen Rechnungen verpflichtend. Im Standard XRechnung ist Element BT-10 ("Buyer Reference") für die Angabe der Leitweg-ID vorgesehen. 
Die ersten Stellen dienen als Grobadressierung: Für Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung ist standardmäßig "991" vorgesehen, für Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung ist standardmäßig "992" oder "993" festgelegt, während für sonstige öffentliche Einrichtungen der Amtliche Gemeindeschlüssel herangezogen wird. Nach einem Trennzeichen folgt die – in der Bundesverwaltung - maximal zehnstellige Feinadressierung, die behördenspezifisch vergeben wird. Den Abschluss der Leitweg-ID bildet eine Prüfziffer, mit der die Richtigkeit und Vollständigkeit einer Leitweg-ID überprüfbar ist. Für die Anwendung in der Bundesverwaltung kann eine Leitweg-ID so aussehen: 
Die Spezifikation der Leitweg-ID finden Sie auf der Website der Koordinierungsstelle für IT-Standards - www.xeinkauf.de (PDF-Download von externer Webseite). |
